El Santo Grial de la productividad

Desde hace años soy parte de ese cada vez mas popular grupo de personas obsesionadas por encontrar esa forma de trabajo que me permita ser mas productivo. Por todos lados uno encuentra libros, técnicas, video y podcasts, certificaciones (!) y software de productividad, el nombre donde todas estas cosas convergen.

Y ¿para qué? Honestamente, creo que esta búsqueda tiene que ver principalmente con lograr paz mental, ese estado medio zen, inalcanzable por definición, donde todo simplemente funciona. Haciendo un doble click, veo otras derivadas de este para qué:

1. Como una forma de controlar algún tipo de ansiedad, generada por la multitud (y diversidad) de tareas por resolver/actividades donde uno está involucrado.
2. Y claro, ser eficientes y responsables con lo que los demás esperan de uno.

Mucha gente no piensa en cómo estructurar su tareas, y sin mayor problema hacen lo que tienen que hacer, viven lo que tienen que vivir y disfrutan del proceso. Simplemente, no es un tema.

No soy de esos.

Para peor, puedes pasarte la vida buscando el Santo Grial de la productividad, pero la realidad es que el tiempo invertido no te lo devolverá nadie y además, el proceso perfecto no existe, o mejor aún, es tan particular para cada uno, que lo que le funcionó al autor del podacast de moda, probablemente para ti no tenga sentido.

Y sin embargo, aquí estoy para contarles mi sistema. Es tan simple, que probablemente te permita ajustarlo a tus necesidades.

Es el siguiente:

• Herramientas: cuaderno y lápiz
• Ventana de planificación: una semana

1. Antes de arrancar la semana (yo lo hago los domingos PM), en una nueva página del cuaderno, escribo dos listas: Personal y Trabajo. Anoto en cada una de esas listas todo lo que quiero hacer en la siguiente semana. El orden no es importante, lo importante es que sea lograble en una semana. Si estoy embarcado en algo de más de una semana, pongo las acciones concretas de ese tema que quiero realizar en esta nueva semana.
2. Estas son listas vivas, sin restricciones. ¿Te arrepientes de haber agregado algo?, lo tachas. ¿Apareció algo nuevo y urgente para hacer en la semana? Se agrega a la lista correspondiente. ¿Terminaste uno de los ítems que agregaste? Le pones ese tick tan placentero de agregar a la tarea.
3. Vas y revisas tus dos listas. ¿Que es lo más importante que tienes que resolver? Tómalo y hazlo.
4. Al arrancar una nueva semana y ver las cosas que no hiciste, viene la pregunta del millón: ¿sigue siendo importante esto que no logré? Si lo es, lo vuelves a anotar en tu lista de la nueva semana y si no, ahí quedó.

KISS principle to its best

Llegué al cuaderno después de pasar por una infinidad de sistemas digitales (desde la Palm que usaba en la Universidad, pasando por Roam Research, iPad + Apple Pencil, Things, etc.) y nada, back to basic: no hay nada mejor que el papel aún.

¿Y la ventana de planificación? Bueno, llevo trabajando mas de la mitad de mi carrera cerca de las metodologías ágiles y una de las cosas que mas valoro de Scrum es este acuerdo de trabajo en un tiempo acotado que llamamos sprint. Mi sistema está fuertemente inspirado en eso: de que al final todo es un ciclo: una hora, un día, una semana, un feature, proyecto, un hijo, una viaje, etc. Lo mejor de este concepto es que siempre viene otro mas adelante. Abrir un nuevo ciclo y partir de cero es lo que mas ayuda al sistema.

¿Tú, como te aseguras de hacer lo que esperan de ti y lo que tu mismo esperas de ti?